In overeenstemming met de Europese regelgeving m.b.t. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) verklaart de SCHUTTERSCLUB KLEIN WILLEBROEK (SKW), dat zij van haar leden de privacy respecteert en de persoonsgegevens beschermt.

Daarom deelt SKW aan haar leden in deze verklaring mee:

  • Welke persoonsgegevens SKW bijhoudt
  • Waartoe SKW die gegevens bijhoudt
  • Hoe SKW die gegevens bewaart en beschermt
  • Hoe een (oud-)lid die gegevens kan inkijken, wijzigen of verwijderen
  • Hoe een (oud-)lid klacht kan indienen
  • Hoe SKW haar privacyverklaring kan wijzigen

SKW-database

De SKW-database kan volgende gegevens bevatten;

  • Persoonsgegevens
    Naam en voornaam, Adres, Telefoon- en gsm-nummers en emailadres(sen), Geboorteplaats en -datum, Rijksregisternummer, Uittreksel strafregister of kopie Sportschutterslicentie
  • Historiek lidmaatschap
    Data van betaling lidgeld en nummer van de verrichting, Datum 1ste aansluiting, Stamnummer schuttersfederatie(s), Beoefende schietdisciplines, Datum ontslag / overlijden
  • Akkoord/niet akkoord met privacyverklaring

Doel van de database

De gegevens uit de database;

  • Worden gebruikt voor de werking van SKW, in overeenstemming met de statuten van SKW:
    Het opvolgen van de betaling van de lidgelden.
    Het verzenden van uitnodigingen en mededelingen.
    Het opmaken van inschrijvingslijsten voor activiteiten en wedstrijden.
    Het opmaken van statistieken m.b.t. het ledenaantal en de samenstelling van het ledenbestand.
  • Worden medegedeeld aan:
    De schuttersfederaties waarvan het lid deel uitmaakt, ofwel VSK ofwel FROS ofwel beide, via het lidmaatschap aan SKW zelf.
    Andere overheden, wanneer wettelijk verplicht.
  • Worden nooit:
    Gecommercialiseerd.
    Medegedeeld aan andere organisaties buiten diegenen hierboven vermeld.

Bewaring en bescherming van de database

  • De SKW-database wordt digitaal bijgehouden en beheerd door de voorzitter en secretaris van SKW, die alleen bevoegd zijn om gegevens in te voeren of wijzigingen aan te brengen. Hun computers zijn beveiligd met een paswoord dat voldoet aan het gebruikelijke beschermingsniveau.

  • De gegevens staan ter beschikking van de raad van bestuur voor de werking van de vereniging (zie boven). De raad van bestuur behandelt deze gegevens vertrouwelijk.

  • De raad van bestuur van SKW ziet toe op het correct gebruik van de database, in het bijzonder wat het meedelen aan andere organisaties betreft (zie boven).
  • De gegevens worden bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van het lidmaatschap van SKW. Bij het beëindigen van een lidmaatschap worden de gegevens gedeactiveerd, en gedurende vijf jaar bewaard in het (digitaal) archief van de vereniging, behoudens in geval een wettelijke of regelgevende bepaling een langere termijn zou opleggen.

Recht op inzage, wijziging of verwijdering

  • Elk (oud-)lid heeft het recht om zijn persoonsgegevens in te kijken en op te vragen. De vraag moet schriftelijk of per e-mail gericht worden aan de voorzitter of secretaris van SKW. Deze kunnen een duidelijke identificatie vragen (bv. kopie identiteitskaart).
  • De persoonsgegevens worden gratis en binnen de dertig dagen aan de betrokkene bezorgd.
  • De betrokkene heeft het recht om zijn gegevens te laten wijzigen of te verwijderen.
  • De contactgegevens van de voorzitter en de secretaris staan op de website van SKW.

Klachten

  • Elk (oud-)lid dat vragen, opmerkingen of klachten heeft bij de verwerking van zijn persoonsgegevens wordt verzocht om onmiddellijk contact op te nemen met de voorzitter of secretaris van SKW (zie boven).
  • Elk (oud-)lid heeft het recht om een klacht in te dien bij de toezichthoudende autoriteit. Voor SKW is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tf: 02 274 48 00, contact@apd-gba.be.

Wijziging Privacyverklaring

  • De raad van bestuur van SKW kan de privacyverklaring wijzigen. De mededeling ervan gebeurt via e-mail of brief.